Tietosuojaseloste

Yleistä

Asianajotoimisto Roihu Oy (”Roihu”) kerää ja käsittelee henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia asiakassuhteiden ja toimeksiantojen avaamista ja hoitamista varten. Roihu noudattaa henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä kuten tietosuojalakia (1050/2018) ja EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679).

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten ja miksi Roihu käsittelee henkilötietoja ja mitä oikeuksia asiakkaillamme on henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Asianajotoimisto Roihu Oy
Y-tunnus:         2366974-3
Postiosoite:     Hämeenkatu 9, 33300 Tampere
Sähköposti:     roihulaw@roihulaw.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

• Toimeksiantojen hoitaminen:
  Käsittely pitää sisällään muun muassa kirjeenvaihtoa ja muuta viestintää asiakkaiden kanssa, eturistiriitatarkastusten tekemistä, laskutuksen hoitamista sekä vastapuolten ja vastapuolten edustajien henkilötietojen käsittelyä. Toimeksiantokohtaisesti voimme joutua käsittelemään myös arkaluonteisia henkilötietoja kuten rikosrekisteritietoja. Käsittelyn oikeusperusteena on toimeksiantoa koskeva sopimussuhde ja siihen liittyen asianajotoimintaa sääntelevän lainsäädännön ja tapaohjeiden sekä muiden lakisääteisten velvoitteiden kuten kirjanpitolainsäädännön noudattaminen.
• Rahanpesulainsäädännön velvoitteet:
  Käsittely pitää sisällään asiakkaidemme tunnistamisen rahanpesulainsäädännön velvoittamalla tavalla. Käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.
• Asiakassuhteen hoitaminen:
  Käsittely pitää sisällään asiakassuhteiden ylläpitämisen ja kehittämisen sekä tarjottavien palveluiden kehittämisen. Voimme lähettää esimerkiksi uutiskirjeitä, tapahtumakutsuja ja muuta markkinointimateriaalia. Käsittelyn oikeusperusteena on Roihun oikeutettu etu kehittää asiakassuhteita ja palveluitaan sekä hankkia uusia asiakkaita.
• Verkkosivujen kehittäminen:
  Käsittely pitää sisällään kävijäliikenteeseen liittyen tietojen kuten evästeiden keräämisen verkkosivujen ja niiden sisällön kehittämistarkoituksessa. Käsittelyn oikeusperusteena on Roihun oikeutettu etu toteuttaa markkinointia ja kehittää palvelujaan.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät, tietosisällöt ja tietolähteet

Roihu kerää ja käsittelee seuraavia tietoja:

• Yksilöinti- ja yhteystiedot (mm. nimi, syntymäaika, henkilötunnus, ammatti/asema, valokuva, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiakasyhteisön nimi ja Y-tunnus)
• Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot (mm. tilinumero, laskutus- ja maksutiedot, poliittinen vaikutusvalta ja muut asiakkaan tuntemista koskevat tiedot, luottotiedot ja muut asiakassuhteen yksilöivät tiedot)
• Toimeksiannon hoitamiseen liittyvät tiedot (mm. henkilötietoja sisältävät asiakirjat sekä vastapuolia ja muita asianosaisia koskevat henkilötiedot)
• Sähköinen suoramarkkinointi (mm. tilaukset, suostumukset ja kiellot)
• Verkkosivujen kävijäseuranta (mm. IP-osoitteet ja käyttäytyminen verkkosivuilla)
• Muut asiakkaan vapaaehtoisesti antamat tiedot (mm. asiakaspalautteet)

Yksilöinti- ja yhteystietojen, asiakassuhteeseen liittyen tietojen ja toimeksiannon hoitamiseen liittyvien tietojen antaminen on välttämätöntä toimeksiantojen avaamiseksi ja hoitamiseksi. Sähköiseen suoramarkkinointiin ja verkkosivujen kävijäseurantaan liittyvien tietojen antaminen on vapaaehtoista.

Pääasiassa tiedot kerätään suoraan asiakkaalta toimeksiannon avaamisen tai hoitamisen aikana tai markkinoinnin yhteydessä. Tietoja voidaan kerätä myös julkisilta verkkosivuilta tai julkisista rekistereistä kuten kaupparekisteristä. Sähköiseen suoramarkkinointiin ja verkkosivujen kävijäseurantaan voidaan käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Roihu säilyttää henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei kirjanpito- tai muu lainsäädäntö tai asianajotoimintaa koskevat tapaohjeet velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään tai Roihu tarvitse henkilötietoja oikeudenkäyntiä tai vastaavaa oikeudellista menettelyä varten.

Pääsääntöinen toimeksiantoihin liittyvien henkilötietojen säilyttämisaika on kymmenen vuotta toimeksiannon tai asiakassuhteen päättymisestä lukien. Henkilötietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat kuitenkin henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. Kun henkilötietoa ei enää ole tarvetta käsitellä, se poistetaan kohtuullisessa ajassa.

Henkilötietoja käsittelevät tahot ja vastaanottajat

Lähtökohtaisesti Roihu ei luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei lainsäädäntö siihen velvoita tai toimeksiannon hoitaminen sitä edellytä.

Roihu voi kuitenkin ulkoistaa osan palveluistaan ulkopuolisille palveluntarjoajille tai käyttää alihankkijoita, jolloin henkilötietojen turvallinen ja asianmukainen käsittely varmistetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Roihu käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Asiakkaat oikeudet

Asiakkaalla on oikeus pyytää tietoa henkilötietojen käsittelystä ja pyytää tarkastettavaksi itseään koskevat tiedot. Mikäli henkilötietoja käsitellään toimeksiannon yhteydessä, pyyntö voidaan evätä salassapitovelvollisuuden vuoksi.

Asiakkaalla on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista ja epätarkan tai virheellisen tiedon oikaisemista.

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa Roihun oikeutettuun etuun asiakkaalla on oikeus pyytää henkilötiedon poistamista tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Asiakkaalla on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus pyytää henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Asiakkaan edellä mainitut pyynnöt voidaan tehdä henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai toimittaa Roihulle kirjallisesti kuten sähköpostitse tässä tietosuojaliitteessä mainituilla yhteystiedoilla. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastuspyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan kirjallisesti.

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi) katsoessaan, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Roihu kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen vuoksi joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suositeltavaa on tutustua tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Muutoksista ilmoitetaan Roihun verkkosivuilla tietosuojaselosteen yhteydessä.